Что такое ККМ?

Что же такое контрольно-кассовый аппарат и для чего он нужен?

Контрольно-кассовый аппарат (ККТ, онлайн-касса) — это устройство для контроля и учета продаж.

В 2021 году ИП, работающие во всех сферах, уже установили контрольно-кассовую технику. Есть и исключения, о них можно прочитать в этой статье: Может ли ИП работать без онлайн-кассы (ККМ) в 2021-2022 году

Начать стоит с выбора модели кассы, которая подойдет именно вам. Существует 5 видов контрольно-кассовых аппаратов:

• автономные кассы;

  Читайте также: Твердые коммунальные отходы. ТКО. ТБО. Обращение с отходами

• смарт-терминалы;

• фискальные регистраторы;

• облачные кассы;

  Читайте также: Значение слова БАРТЕР. Что такое БАРТЕР?

• POS-системы.

В зависимости от того, какой из этих кассовых аппаратов вы выберете, будут зависеть правила его обслуживания и в целом специфика использования.

Автономные ККТ — это кнопочные аппараты старого поколения. Хоть их и модернизировали в соответствии с требованиями 54-ФЗ, но это всё же довольно примитивные по части функционала устройства. Такие аппараты не очень удобны в использовании. У них маленькая память, ограниченные возможности и автоматическое обновление на них невозможно. Для этой процедуры придется вызывать специалиста, а это недешёвое и достаточно частое удовольствие. И самое печальное: на автономных кассовых аппаратах уже невозможна установка современных кассовых программ.

Смарт-терминалы — это ККТ, которые, благодаря своей современности и невысокой стоимости, очень востребованы среди предпринимателей. Они похожи на планшет, в них встроен принтер, печатающий чеки, и фискальный накопитель. Эти контрольно-кассовые аппараты не имеют технических ограничений. Моделей достаточно много и отличаются они, и размерами, и функциями, и перечнем поддерживаемого оборудования. Вам просто нужно выбрать подходящий среди имеющихся на рынке. Обновление происходит автоматически, а в некоторых — ещё и бесплатно. Так дела обстоят, к примеру, в МТС Кассе.

Для малого бизнеса самым удобным, быстрым и бюджетным вариантом контрольно-кассового аппарата являются смарт-терминалы.

Фискальные регистраторы — это, само собой, не полноценный контрольно-кассовый аппарат, а только устройство для печати и отправки чеков. Для работы понадобится компьютер (как вариант — ноутбук или планшет), на котором будет установлена кассовая программа. Главный недостаток такого вариант — стоимость выше, чем в случае приобретения смарт-терминала.

Облачные кассы берутся в аренду и применяются в онлайн-продажах. Эти кассы располагаются в специальных центрах. Предприниматели-арендаторы подключаются к кассам удаленно и самостоятельно регистрируют их в налоговой.

POS-системы — это дорогие и сложные кассовые системы. Такие обычно стоят в супермаркетах.

Как только вы определились с моделью контрольно-кассовой техники, можно двигаться дальше.

Заказать

Требования к аппарату

Чтобы аппарат можно было без проблем поставить на учет в органах фискальной службы, он должен соответствовать определенным требованиям, в частности – находиться в списке в специальном государственном реестре. Найти, включена ли в него выбранная модель или нет, можно, ознакомившись самим реестром на официальном сайте.

Также многие производители сопровождают свою продукцию голографическими наклейками, которые подтверждают оригинальность аппарата. На наклейке должна присутствовать надпись «Государственный реестр» с указанием года. Важно при выборе кассового аппарата приобрести ту модель, которая предназначена для конкретной сферы деятельности (это может быть продажа билетов, оказание различных услуг, розничная или оптовая торговля).

Видео

Онлайн ККТ – как это работает?

Фискальные данные и состав чека

• порядковый номер чека за смену;
• корректная дата и время расчета;
• наименование организации, ИНН;
• признак расчета (возврат, приход и т.п.);
• наименование товаров, работ, услуг;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам
• адрес торговой точки, где была совершена покупка;
• применяемая система обложения и ставка НДС;
• форма расчета (наличная или электронная );
• регистрационный номер контрольно-кассовой техники;
• заводской номер экземпляра модели фискального накопителя;
• фискальный признак документа;
• и др.

Как работает контрольно-кассовая машина

В ККМ вместо электронной контрольной ленты используется фискальный накопитель – программно-технический модуль, который предназначен для:

• Записи, шифрования и хранения информации о совершенных продажах;
• Формирования фискальных признаков;
• Передачи чеков оператору в режиме реального времени.

Упрощенно схема работы ККМ выглядит следующим образом: при введении в кассу информации о покупке, фискальный накопитель в кассе осуществляет обработку и передачу данных в ОФД. В ОФД происходит регистрация полученных данных, после чего в кассу возвращается подтвержденная квитанция. В этот момент завершается регистрация чека и ККМ печатает чек.

В новом чеке должна содержаться информация о компании, ее адрес или номер автомобиля (если товар реализуется с автомобиля), расчетную операцию, ФИО кассира, наименование товара, стоимость и количество, налоговую ставку, НДС, способ оплаты и другие данные, прописанные в 54-ФЗ.

Дополнительно в ККМ предусмотрена возможность отправки электронной версии фискального документа на телефон покупателя в виде смс-сообщения или на электронную почту. Все чеки, распечатанные на новом аппарате, содержат QR-код. Покупатель может просканировать его и проверить валидность на специальном сервисе ФНС. Таким образом, у покупателя есть возможность удостовериться в проведении регистрации покупки через оператора ОФД. Отклонение от этих требований считается грубым нарушением закона и наказуемо.

ОФД обеспечивает ФНС открытый доступ ко всем полученным данным. Кроме того, всю информацию о совершенных кассовых операциях содержит фискальный накопитель.

Лучший кассовый аппарат

Лучшей является та касса, которая отвечает всем нуждам вашего бизнеса и соответствует 54-ФЗ. Так для одного лучшим кассовым аппаратом будет смарт-терминал, а для другого — POS-система. Но, как правило, это ККТ, которая прошла проверку временем и не одним десятком пользователей. Это универсальное устройство, которое подойдет для любой сферы деятельности как для ИП, так и ООО.

Лучшая касса оснащена мощным процессором и качественным термопринтером, быстро пробивает чеки, имеет большой объем ПЗУ и ОЗУ, подключается к интернету несколькими способами, поддерживает популярные товароучетные системы, работает с ЕГАИС и маркировкой.

За время применения онлайн-касс, конечно же, появились свои любимчики. Ниже представлен топ-5 лучших кассовых аппаратов среди существующих на сегодняшний день моделей.

Вики Микро

Вики Микро — готовый комплекс для работы по 54-ФЗ, состоящий из сенсорного 7 дюймового планшета на базе ОС Windows 10 и фискального регистратора на выбор. Также может дополняться сканером штриховых кодов или любым другим торговым оборудованием. Данная POS-система пользуется большим спросом среди точек, которые реализуют крепкий алкоголь и пиво, подконтрольные ЕГАИС. Устройство поддерживает личный кабинет Дримкас и интеграцию с множеством товароучтеных систем:  1C, Айтида, Дилион, Астор.  Перейти Преимущества: Фискальный регистратор на выбор Работает на базе ОС Windows 10 Подключение дополнительной техники Интегрируется с программами по учету Имеет множество разъемов и портов Доступ к личному кабинету Дримкас

Как работают новые онлайн кассы?

Новые ККМ с фискальным накопителем и передачей данных работают по следующему принципу:

• сведения о денежном платеже поступают посреднику (ОФД);
• следующий этап — подтверждения принятия платежа;
• кассовому чеку присваивается признак, без которого он не может быть сформирован;
• время присвоения фискального признака — не более 2 секунд, что не создает очереди при обслуживании клиентов;
• сводная информация от оператора поступает в налоговую, где формируется систематизированное накопительное хранилище информации;
• покупателю выдается бумажный чек с указанием всех реквизитов;
• кассовый аппарат для интернет-магазина передает готовый чек в электронном виде на почту клиента.

Ответственность за передачу достоверной информации в налоговую инспекцию несет фискальный оператор, который может быть наказан штрафом до 1 млн. руб.

Обратите внимание!

Срок фискального накопителя неодинаков и зависит от системы налогообложения: общая — 13 месяцев, упрощенная, патентная и вмененная — 3 года.

Избегаем проблем

Как известно, на кассовый аппарат цена немаленькая (от 20 000 до 80 000 рублей), поэтому работать с ним нужно бережно, чтобы избежать поломок. Это означает, что можно делать только то, что разрешено инструкцией и правилами, и строжайше избегать всего того, что запрещено. В частности, инструкции рассказывают, что можно сменить шифр прямо в ходе рабочей смены, но это происходит, когда есть соответствующее указание администратора торговой точки. Также по мере надобности можно запросить у машины ту или иную распечатку.

Если выясняется, что POS-система функционирует некорректно или есть любые другие сбои в работе, кассир должен:

1. Отключить прибор.
2. Позвать администратора.
3. Понять, в чем причина проблемы.
4. При некорректном отображении информации на чеке проверить оттиски и подписать все руками.
5. При невыходе чека запросить нулевой, оформив его точно так же, как и чек, на котором нечетко пропечатались реквизиты.

Может ли оказаться так, что невозможна работа с ККМ? Что это за ситуация, как поступить? Да, такое может случиться, если машина оказалась серьезно повреждена. Например, если она выдает нечеткие оттиски или печатает неправильную информацию о времени совершения операции. В такой ситуации администратор и кассир оформляют специальный отчет, аналогичный тому, который составляется в конце смены. Затем в журнал вносится, что за человек работал за машиной, во сколько он закончил работу и по какой причине это произошло.

Торговля в сети

Интернет-магазины, как правило, принимают заявки на сайте. Если товар покупатель получает в непосредственном пункте выдачи, тогда желательно использовать смарт-терминал. Если деятельность полностью автоматизирована, и оплата сразу после оформления заказа доступна в платежном сервисе, можно выбрать устройство, поддерживающее интеграцию с CMS.

Для онлайн-торговли подходят следующие модели ККТ:

Эвотор 5,10;

Дримкас Ф.;

Кассир 57Ф.

Внимательность и аккуратность

Следующий этап подготовительных работ требует от кассира внимательности, поскольку нужно проверить, все ли в технике работает корректно. В первую очередь обращают внимание на блокирующее устройство. Для этого печатают пробный чек. Это помогает сделать выводы о качестве изображения. Работа с ККМ по новым правилам требует, чтобы все печатаемые машиной чеки были читаемыми, четкими, яркими, содержащими правильные реквизиты организации. Не выбрасывайте нулевой чек: в конце дня его нужно сдать администратору вместе с отчетом. Обязателен учет нулевых чеков в четвертой графе КМ-4, КМ-5.

Далее кассир и администратор вместе запрашивают у машины сменный отчет и проверяют, корректна ли информация денежных регистров. В начале рабочего дня все показатели должны быть нулевыми. Снимают показания денежных счетчиков и вносят их в специальный журнал в графу, отражающую состояние на конец смены. Обязательно заверение всех вписанных данных подписями принимавших участие работников.

Классификация ККМ

Кассовые аппараты, разрешенные к использованию на территории РФ, классифицируются по разным признакам. За основу взят Классификатор ККМ. В соответствии с его положениями, выделяют:

• ККМ для сферы услуг
• ККМ для предприятий, занимающихся торговлей
• ККМ для отельно-ресторанного бизнеса
• ККМ для реализации нефтепродуктов

Если рассматривать конструктивные особенности устройств, используемых при проведении расчетных операций, можно также выделить четыре больших группы (таблица 1).

Наименование аппарата	Описание
Автономная кассовая машина	Управляется посредством программного обеспечения, без приспособлений ввода-вывода не функциональна.
Чекопечатающая машина (ЧПМ)	Специальное устройство автономного типа, в нем предусмотрена внутренняя память и клавиатура для ввода данных. Такие приборы используются ИП и компаниями, которые по закону освобождены от обязательства устанавливать ККТ. Принцип работы чекопечатающей машины идентичен принципу работы традиционного ККМ, но регистрировать его в органах ИФНС не требуется.
Пассивная системная кассовая машина	Является дополнительным элементом системы, но не влияющим на ее работу.
Активная системная кассовая машина	В эту категорию входят POS-терминалы (машины, у которых предусмотрена фискальная память, а набор опций схож с ПК).

Как выбрать кассовый аппарат?

Перед покупкой необходимо обращать внимание не только на внешний вид и стоимость кассового аппарата, но и учитывать множество различных факторов:

Вид устройства — стационарные кассовые аппараты подойдут для работы в торговых точках без необходимости выезда (в парикмахерских, ресторанах, розничных магазинах и пр.). Мобильные аппараты — вариант для курьеров, доставки, выездной торговли. В некоторых случаях мобильный терминал можно применять в качестве стационарной кассы, например, для приема платежей и выдачи чека в зале ресторана.	Способ подключения к интернету — в зависимости от вида кассового аппарата подключение к сети интернет может осуществляться через беспроводные каналы связи (3G, Wi-Fi) и проводные (Ethernet). Предпочтительнее выбирать те устройства, которые содержат несколько каналов связи.
Совместимость с прочим торговым оборудованием — если вы приобретаете кассовый аппарат и у вас есть дополнительные периферийные устройства, например, сканер штрих-кодов, обращайте внимание на его совместимость с приобретаемой кассой. Одни онлайн-кассы интегрируются с оборудованием только с установленным платным приложением, другие — готовы к работе сразу.	Разъемы и порты — этот пункт вытекает из предыдущего, то есть для подключения дополнительного торгового оборудования потребуются наличие необходимых портов, например, порт RJ-12 для денежного ящика. Если вам потребуется подключать много устройств, обращайте внимание на количество разъемов и места их расположения.
Мощность и производительность — от данных характеристик зависит скорость выполнения торговых операций и задач, и, как следствие, — качество обслуживания клиентов. Лучший кассовый аппарат будет иметь большой объем оперативной и встроенной памяти, современный процессор, операционную систему последней версии.	Скорость печати — чем выше, тем выше скорость обслуживания и тем ниже вероятность столпотворения и образования очередей. Данный фактор следует учитывать точкам с большой проходимостью (гипермаркетам, сетям общественного питания) и большим количеством позиций в чеке (розничным магазинам).
Наличие автоотрезчика — данный пункт является дополнением к предыдущему и также помогает ускорить обслуживание. Если наличие функции автоматического отделения чека для вас обязательно, обратите внимание на фискальные регистраторы.	Ресурс печати или ресурс термоголовки — отвечает за срок работы кассового аппарата без необходимости менять комплектующие. Как правило, указывается в километрах чековой ленты.
Формат печати — отвечает за ширину чековой ленты. Существует три образца чековой ленты: шириной 44, 57 и 80 мм. Широкий формат подойдет для сетевых магазинов и крупных точек, а также тем, кто использует программу лояльности, часто формирует акции и скидочные предложения с уведомлением клиентов в чеке. Некоторые фискальные регистраторы и смарт-терминалы поддерживают два формата печати.	Встроенный аккумулятор — от мощного встроенного аккумулятора, если рассматривать мобильные кассовые аппараты, зависит время работы устройства. Чем он мощнее, тем дольше проработает терминал без необходимости подзарядки. Также одно из преимуществ — возможность заряжать кассу с помощью внешнего аккумулятора power bank.
Интеграция с программами учета — заранее проверяйте, потребуется ли вам интеграция с товароучетной системой или прочими программами для управления при помощи кассы, и если да, поддерживает ли выбранная модель тот или иной софт.	Интеграция с интернет-магазином — если вам потребуется связать онлайн-кассу с CMS-системой, то стоит выбирать облачные кассы или модели, которые поддерживают интеграцию с сайтами.
Поддержка систем по контролю продукции — если вы собираетесь реализовывать товары, подконтрольные системам ЕГАИС, ФГИС Меркурий или обязательной маркировки Честный ЗНАК, выбирайте тот кассовый аппарат, который будет распознавать специальные метки и взаимодействовать с системой без перебоев.	Стоимость кассовой программы — некоторые производители предоставляют кассовую программу не на бесплатной основе и могут взимать дополнительную плату. При этом оплата кассовой программы может быть как единоразовой, так и на постоянной основе по форме подписки.
Личный кабинет — поддержка и доступ к личному кабинету также немаловажный фактор при выборе контрольно-кассовой техники. Наличие личного кабинета позволяет контролировать торговые процессы удаленно, вести аналитику продаж, формировать отчетность, загружать товары и услуги, следить за работой сотрудников компании, делать закупки и многое другое.	Магазин приложений — наличие магазина приложений позволит при необходимости устанавливать любые сервисы, программы и обновления на вашу кассу.

Вендинговая деятельность

Также предполагает ведение автоматизированной торговли. При выборе контрольно-кассовой техники необходимо обратить внимание на совместимость с другим оборудованием, задействованным в бизнес-процессах. Часть торговых автоматов не поддерживает онлайн-кассы или же для интеграции могут потребоваться модели с определенным набором функций.

Для вендингового бизнеса можно выбрать следующие аппараты:

• Казначей-ФА;
• PAY ONLINE 01-ФА;
• Умка 01-ФА;
• Искра Прим 21 ФА.

Все перечисленные модели упрощают ведение бухгалтерского учета, сведения о выручке и проданных товарах передаются в режиме онлайн. Встроена в онлайн-кассы также функция настройки уведомлений. Субъекты хозяйственной деятельности могут получать оповещения об остатках товара или ошибках в работе вендингового устройства.

Ответственность за отказ от ККМ

Большинство субъектов хозяйствования обязаны вести учет кассовых операций с использованием онлайн-касс. Нарушение этого требования предусматривает административные наказания. Минимальный штраф за неиспользование ККМ при первичном нарушении составляет для индивидуальных предпринимателей 10 000 рублей. Последующее нарушение может обернуться запретом на осуществление предпринимательской деятельности на срок до 2 лет.

Во избежание санкций у предпринимателя должны быть заранее установлены ККМ нового образца все сотрудники должны получить необходимую информацию и знать, что такое ККМ, как ее настраивать и правильно пользоваться. Слежение за исправностью оборудования и связи с интернетом позволит избежать сбоев при отправке отчетов в ОФД и проблем с налоговой.

Теги